Эксплуатация транспортных средств и учет (Урок 60)

Налоговая служба разрешает два различных метода вычета расходов на эксплуатацию транспортных средств. Наиболее часто используемый в малом бизнесе метод — это метод возмещения расходов на километраж, описанный в Уроке 61. Второй метод — это фактические затраты на эксплуатацию транспортного средства, которые объясняются и иллюстрируются здесь.

В этом уроке объясняются основные требования по соблюдению и учету для целей метода фактических затрат. Кроме того, имеется бухгалтерский учет процессов с ежедневными действиями и ежемесячными повторяющимися записями. Этот урок также объяснит наилучшую структуру бухгалтерского учета, а также процесс документирования операций с транспортными средствами.

Основные требования — Эксплуатация транспортных средств

Для любого бизнеса с пятью или более транспортными средствами IRS предписывает использовать фактические затраты для вычета расходов в целях налогообложения. Если транспортных средств менее пяти, руководство может выбрать способ возмещения расходов на транспортное средство за пробег при подаче налоговой декларации. Часто этот метод возмещения пробега превышает метод фактической стоимости для целей налогообложения. Однако независимо от того, есть ли у предприятия одна машина или 40, компания все равно должна отслеживать фактические затраты за Транспорт в соответствии с Общепринятыми Принципами бухгалтерского учета (GAAP) и для соответствия документации IRS.

В сущности, независимо от того, сколько транспортных средств находится в собственности, бухгалтер должен систематизированно регистрировать все расходы. Это отвечает нескольким основным бизнес-целям:

1) Полное понимание фактических затрат на эксплуатацию каждого транспортного средства;
2) Соблюдать инструкции налоговых органов;
3) Выполнять требования автополитики для бизнеса; И
4) Безопасные операции для сотрудников и населения.

Каждый из них подробно описан ниже:

Фактические эксплуатационные расходы

Основная цель отслеживания фактических затрат состоит в том, чтобы помочь руководству понять затраты на милю операций в расчете на одно транспортное средство. Разбивка затрат по транспортным средствам помогает руководству анализировать стоимость различных типов транспортных средств и общие финансовые показатели. Бизнес заключается в понимании стоимости предоставляемой услуги/продукта, чтобы правильно оценить эту услугу. Транспорт – одна из таких затрат.

Соблюдение требований налоговых органов

Различные налоговые органы требуют разбить расходы по соответствующим группам следующим образом:

1) Ремонт и техническое обслуживание
2) Топливо
3) Страхование
4) Налоги (имущество)
5) Регистрация и Соответствие требованиям (бирки, стикеры)
6) Парковка
7) Плата за проезд
8) Капитальные затраты — амортизация
9) Капитальные затраты — проценты

требуется ежегодная отчетность по пробегу. Это фундаментальное требование и для IRS.

Страховая документация

Полисы для деловых автомобилей всегда дороже, чем индивидуальные или семейные полисы. Кроме того, бизнес-автополисы являются более строгими, чтобы контролировать расходы, связанные с претензиями. Им тоже нужны отчеты о пробеге и, в некоторых случаях, записи о техническом обслуживании. Страховая компания хочет убедиться, что бизнес использует безопасный, ухоженный автомобиль.

Безопасность

На мой взгляд, это превосходит все остальные основные требования. Как владелец бизнеса, это хорошая политика для обеспечения безопасной эксплуатации транспортных средств. Это означает регулярное техническое обслуживание и осмотр фар, тормозов и шин. Кроме того, отчеты DMV должны составляться каждые шесть месяцев для всех сотрудников, управляющих транспортными средствами. Нарушения правил дорожного движения представляют опасность для населения. В целом хорошее деловое чутье диктует благоразумное поведение; профилактика — лучший контроль над риском.

Последнее замечание относительно требований. Служба внутренних доходов хочет знать политику компании в отношении операций с транспортными средствами. Они хотят знать следующее:    

– Машину отвозят домой ночью?
– Владелец управляет транспортным средством?
– Ведутся ли журналы пробега?

Нет правильного или неправильного ответа, ответы просто указывают на надлежащие процедуры бухгалтерского учета, необходимые для деловых целей. Уроки с 60 по 63 объясняют и иллюстрируют надлежащие процедуры бухгалтерского учета и соблюдение требований на основе полученных ответов.

Кроме того, в руководстве по политике и процедурам компании должен быть раздел, посвященный эксплуатации транспортных средств.

Процедуры бухгалтерского учета

  Большинство программ бухгалтерского учета более низкого уровня не имеют возможности назначать определенную стоимость для транспортного средства. Необходима форма двойного учета затрат. Первая запись делается в бухгалтерское программное обеспечение, а копия делается в книгу операций с транспортными средствами Excel за определенный год. Раздел ниже описывает эту систему двойной записи.

Структура счета

Для надлежащего учета операций с транспортными средствами бухгалтер должен сначала изменить план счетов для записи записей в правильные бухгалтерские книги. Тип бизнеса определяет, являются ли операции с транспортными средствами функцией себестоимости продаж или традиционными общими расходами в отчете о прибылях и убытках. Ключевым моментом является определение того, требуется ли обычно транспортировка для продажи продукта или предоставления услуги. Ниже приведены примеры распространенных отраслей, где требуется транспортировка и, следовательно, затраты включаются в себестоимость продаж:

* перевозки * Службы доставки
* Такси такси * Буксировка
* Строительный контроль * Служба жилых помещений
* Торги подрядчика * Покат отходов
* Распределение * Ландшафт

В других предприятиях, транспортные средства не требуются, но все еще существует, чтобы облегчить бизнес. Примеры включают банки с услугами по приему заказов, профессиональные фирмы, предоставляющие услуги на месте в офисах клиентов, технологические практики установки или обслуживания клиентских серверов и агентов для брокеров. В этих случаях транспортировка не является частью предоставляемой услуги или продукта; они дополняют основной сервис. Поэтому затраты на эксплуатацию транспортных средств отражаются в составе расходов.

Что насчет маргинальных предприятий? Вот примеры и соответствующий ответ:

A) Цветочные магазины — проводка по себестоимости, поскольку клиент ожидает доставки цветов.
B)  Пиццерии. Разноска по себестоимости, как правило, ожидается доставка пиццы.
C)  Медицинские практики с несколькими офисами — транспортные расходы учитываются в расходах. Ожидается, что врач останется на одном месте или будет иметь больничные права. Транспорт не предусмотрен, когда речь идет о его/ее услугах.
D)  Персональные тренеры – Разнести на расходы. Несмотря на то, что транспортировка требуется часто, на самом деле она не является функцией основной оказываемой услуги.

Родительский счет создается либо в себестоимости продаж, либо в расходах с несколькими дочерними счетами. Ниже приведен список соответствующих дочерних учетных записей:

Операции с транспортными средствами
   – Топливо
   – Техническое обслуживание и ремонт (R&M)
   – Страхование
   – Налоги и лицензии
   – Парковка/дорожные сборы

С помощью бухгалтерского программного обеспечения более низкого уровня можно настроить дочерние учетные записи как контрольные учетные записи и назначить уникальный идентификатор для каждого транспортного средства. Таким образом, можно создать настраиваемый отчет, ограничивающий затраты одним транспортным средством. QuickBooks является примером программного обеспечения, с помощью которого транспортному средству может быть присвоен уникальный идентификатор (переход к спискам/другим спискам), и, таким образом, затраты будут назначены конкретному транспортному средству.

При указанной выше структуре счета регулярные текущие расходы (топливо, R&M) и ежемесячные расходы проводятся на соответствующий счет. Обратите внимание, что процентный компонент обслуживания долга не включен? Ни амортизации? Эти две затраты находятся в разделе капитальных затрат расходов. Некоторые предприятия будут включать затраты на эксплуатацию транспортных средств в промежуточные отчеты и переводить затраты в капитальные затраты для окончательных отчетов на конец года. Когда руководство использует эти затраты как функцию контрактов «затраты плюс» или для целей торгов, рекомендуется переклассифицировать эти затраты в счета операций с транспортными средствами. Большинство владельцев малого бизнеса не имеют полного представления о затратах на эксплуатацию автомобиля каждый месяц. Ожидайте, что стоимость в долларах превысит 700 долларов в месяц на регулярной основе за простой транспорт или фургон. Для более крупных легких грузовиков/внедорожников/фургонов ожидайте, что затраты составят около 1000 долларов в месяц. Приведенный выше формат учета обнажит это.

По мере поступления счетов проводите дебетовое значение на наиболее подходящий счет, а кредитовое — либо на счета к оплате, либо на наличные. Часто дебетовые карты используются для покупки топлива, используйте журнал покупок для записи этих ежедневных записей.

Процесс документирования

Ранее я упоминал вторую запись записей. Хороший бухгалтер создает рабочую книгу Excel с электронной таблицей для каждого транспортного средства. Кроме того, сводная таблица суммирует соответствующие транспортные средства в одну сумму, которая соответствует той же функции, что и в отчете о прибылях и убытках.

Каждая электронная таблица транспортного средства должна иметь раздел заголовка со следующей информацией:

* Вот несколько примеров, которые помогут лучше понять.

модель единицы -F150 Обычный кабинг 7 ′ Кредитор кроватей -Восточный банк
Нормальный знак блока -ECCO -01 Кредит # -ZP44010789
VIN -VN01814G47104ABC Оригинальная сумма кредита -23 700
Модель Год —2014 Оригинальная стоимость -31,614
долл. США.0021 График амортизации — T19                        Водитель — Jimbo Brown

Обратите внимание, что в этом разделе указана вся важная информация об устройстве. Кроме того, ссылки из каждого элемента назначаются для быстрого доступа к исходному документу.

Следующий раздел содержит ежемесячные показания пробега. В целях соблюдения государственных требований необходимо вести журналы. Водители должны еженедельно сдавать журналы для просмотра и записи. Электронная таблица записывает показания одометра в начале и конце месяца, как показано ниже.

Одометр января февраль март… декабрь
Начало 13 714 15 641 17 469 32 790
Окончание 15,641 17,469 20,292 33,906
/Miless 1,927 1,292 33,906
/Milds 1,927 1,292 33,906
/Milds 1,927 1,292 33,906
/Milds 1,927 1,292 33,906
/Milds 1,927 1,292 . более подробно раскрывает отчет о прибылях и убытках об операциях с транспортными средствами. Обратите внимание, что левый столбец разбит на текущие и ежемесячные платежи.

                                      Янв              Фев                                         . . Dec Totals
Ежедневные операции:
Топливо $ zzz $ zzz $ zzz $ z, Zzz
Техническое обслуживание ZZ -0- ZZ ZZZ
— 0- ZZ -0- Zzz ЗЗЗ
Парковка/Tolls -0- Z -0- ZZ ZZZ
Субтомальный ежедневный ZZZ ZZZ ZZZ ZZZ Z, ZZZ
Ежемесячный рецидивирование:
Страхование $ zzz $ zzz $ zzz $ z, zzz
. ZZZ          ZZZ             ZZZ          Z,ZZZ
Амортизация S/L               ZZZ              0021 Налоги ZZ ZZ ZZ ZZ ZZZ
Регистрация/теги Z Z
Однократный -0- -0- Z, ZZZ Note ‘a’ -0- Z, ZZZ
Subtotal Recum. ZZZ              ZZZ      Z,ZZZ              ZZZ          ZZ,ZZZ
Общая стоимость книги            $Z,ZZZ        $Z,ZZZ    $Z,ZZZ             $Z, Z, Z0021 Основной платеж                  ZZZ              ZZZ         ZZZ                             ZZZ          Z,ZZZ
Меньше Устар. (zzz) (Zzz) (Zzz) (ZZZ) (Z, ZZZ)
Денежные средства $ Z, Zzz $ Z, Zzz $ Z, Zzz $ Z, ZZZ $ ZZ, Zzz

Примечание  ‘A’  – 7 марта 2016 года Джимбо загнал грузовик в кирпичную кладку по проекту № 111615, в результате чего бампер был поврежден на 318 долларов США и 9 долларов США.42 ремонтных работ в доме. Вся стоимость была оплачена компанией, так как страховые отчисления составляют минимум 1500 долларов США. Ссылка на оба счета от аварии.

График делит расходы на текущие ежедневные расходы на топливо, техническое обслуживание (автомойка, уборка пылесосом, замена масла и фильтров), ремонт, парковка и дорожные сборы; и ежемесячные текущие расходы на страхование, проценты по долгу, налоги, регистрацию/метки и амортизацию (безналичная стоимость). Включена строка для одноразовых предметов, таких как франшизы и непредвиденные расходы. Обе группы затрат в совокупности соответствуют балансовым затратам, указанным в отчете о прибылях и убытках (отчете о прибылях и убытках).

Обслуживание долга (ежемесячный платеж по кредиту) состоит из двух компонентов: процентов и основного долга. Проценты включены в отчет о прибылях и убытках и в ежемесячном повторяющемся разделе выше. Основная часть представляет собой дебет баланса по отношению к долгосрочным обязательствам. Если включить основную сумму и вычесть неденежный аспект амортизации, результатом будут фактические денежные затраты на эксплуатацию транспортного средства в этом месяце.

В нижней части таблицы укажите два журнала. Одним из них является журнал технического обслуживания для очистки и регулярной замены масла/фильтра. Второй журнал для ремонтов и аварий. Всегда связывайте каждую статью расходов с PDF-файлом соответствующего счета. Таким образом, руководство может легко просмотреть детали соответствующих расходов на транспортное средство.

Последний элемент соответствующей электронной таблицы: свяжите амортизацию с соответствующим графиком амортизации, связанным с этим конкретным активом.

Рабочая книга Excel должна содержать основную страницу суммирования для раздела стоимости операций. Каждая ячейка затрат связана с одной и той же ячейкой затрат для каждого из соответствующих транспортных средств. Этот раздел должен соответствовать отчетам о прибылях и убытках в целом для промежуточных и годовых отчетов.

Insights

Для многих малых предприятий стоимость эксплуатации транспортных средств значительна. Типичный небольшой грузовик/внедорожник/фургон стоит около 9 долларов.000 в год для работы. Таким образом, парк из 7 автомобилей в конце года оказывается очень большим числом. Руководство редко задумывается о том, как учитывать затраты или даже как их отслеживать. Обычно никто не возлагает на себя эту ответственность. В конце концов, это работа бухгалтера.

Я рекомендую малым предприятиям использовать карты автопарка для оплаты топлива, поскольку карта требует ввода данных о пробеге до выдачи топлива. Одна карта присваивается транспортному средству. Если наблюдается всплеск расхода топлива, это явный признак того, что оператор использует слишком много газа, т.е. заправка бензином другого автомобиля.

Будьте в курсе квитанций и журналов пробега.

Сводка – Эксплуатация транспортных средств

Надлежащее отслеживание затрат на эксплуатацию транспортных средств требует двойного учета. Одна запись относится к традиционному бухгалтерскому программному обеспечению в структуре учетной записи родитель-потомок. Назовите родительскую учетную запись «Транспорт» или «Операции с транспортными средствами». Дочерние учетные записи включают:

* Топливо
* Техническое обслуживание и ремонт
* Страхование
* Налоги/Теги/Регистрация
* Парковка/Платные сборы

Амортизация и проценты являются функцией капитальных затрат в разделе расходов отчета о прибылях и убытках (отчет о прибылях и убытках). Вторая запись затрат на эксплуатацию автомобиля ведется в книгу Excel. Для каждого автомобиля есть отдельная таблица. Электронная таблица состоит из следующих четырех основных разделов:

1) Заголовок — Информация о транспортном средстве
2) Журналы пробега — Пробег по месяцам
3) Стоимость операций — таблица затрат с разбивкой по структуре дочернего счета, найденная в доходе отчет и денежные корректировки на амортизацию и принцип.
4) Журналы технического обслуживания и ремонта

Каждая из ячеек затрат связана с соответствующими квитанциями. В руководстве по политикам и процедурам компании должен быть один раздел, посвященный эксплуатации транспортных средств. Полисы должны соответствовать Положениям о внутренних доходах, страховым требованиям и законам и правилам штата о транспортных средствах. ДЕЙСТВУЙТЕ НА ЗНАНИЯХ .

Стоимость Среднегодовой доход инвестиционного фонда за три года после уплаты ежеквартальных налогов (28%) = 17,07% до 09/30/2022

Инвестиционный фонд стоимости этого сайта превзошел все основные индексы с момента создания три полных года назад. Годовой доход в 17,07% после уплаты налогов (налоговая ставка 28%) просто неслыханный для любого фонда на рынке. Среднегодовая прибыль этого фонда до налогообложения составляет 22,28% (по состоянию на 30.09.22) . Вот список основных индексов и их среднегодовая доходность до налогообложения за последние три года:
Businessecon.org’s Value Investment Fund      22,28%

• • Промышленный индекс Доу-Джонса
  • S&P Composite 1500                                                                                                                                     
  • NASDAQ 100                                                 12,62%               
  • Invesco QQQ                                                                                                                                                                                    90,01%
  • Уилшир 5,000                                                  6,00%               

Эта исключительная рентабельность капиталовложений недвусмысленно демонстрирует, что принципы стоимостного инвестирования просто превосходят все другие формы инвестирования И ЭТО ПОСЛЕ НАЛОГОВ. Только простое совпадение с выбором, называемое «удачей», может превзойти инвестирование в стоимость. Все действия записываются в режиме реального времени на этом сайте.

Годовой доход этого сайта Value Investment Fund (до вычета налогов):
. 2020 — 34,41%
. 2021 — 41,08%
С начала года до 31.10.2022 — (1,04)% (см. диаграмму ниже, нажмите, чтобы увеличить)
Обратите внимание, что фонд этого сайта понес значительно меньшие убытки, в то время как все основные индексы понесли значительные потери? Это связано с уменьшением риска, которое является одним из четырех основных принципов, изложенных в Этап I этой программы. Если вы хотите получить такую ​​доходность для своего инвестиционного фонда, узнайте больше, нажмите здесь: Программа членства .

Альтернативой БЕСПЛАТНО является получение обновлений о деятельности этого Фонда только по обычной электронной почте. Участники получают регулярные обновления, объявления о действиях, подробный анализ, обзоры портфолио и образовательную программу. Подпишитесь на бесплатные обновления только через эту форму:

© 2017 – 2022, David J Hoare MSA. Все права защищены.

Какова общая стоимость владения автомобилем?

Вы для нас на первом месте.

Каждый раз.

Мы считаем, что каждый должен иметь возможность уверенно принимать финансовые решения. И хотя на нашем сайте представлены не все компании или финансовые продукты, доступные на рынке, мы гордимся тем, что рекомендации, которые мы предлагаем, информация, которую мы предоставляем, и инструменты, которые мы создаем, являются объективными, независимыми, простыми и бесплатными.

Так как же мы делаем деньги? Наши партнеры компенсируют нам. Это может повлиять на то, какие продукты мы рассматриваем и о чем пишем (и где эти продукты появляются на сайте), но это никоим образом не влияет на наши рекомендации или советы, которые основаны на тысячах часов исследований. Наши партнеры не могут платить нам за предоставление положительных отзывов о своих продуктах или услугах. Вот список наших партнеров.

Воспользуйтесь калькулятором стоимости владения, чтобы рассчитать ежемесячные расходы на автомобиль, помимо оплаты автомобиля.

Многие или все продукты, представленные здесь, получены от наших партнеров, которые выплачивают нам компенсацию. Это может повлиять на то, о каких продуктах мы пишем, а также где и как продукт отображается на странице. Однако это не влияет на наши оценки. Наши мнения являются нашими собственными. Вот список наших партнеров и вот как мы зарабатываем деньги.

Расчет общей стоимости владения автомобилем — или автомобилем, который вы можете купить в ближайшее время — это лучший способ убедиться, что ваш автомобильный бюджет соответствует требованиям.

По данным агентства кредитной информации Experian, средний ежемесячный платеж за новый автомобиль составил 667 долларов во втором квартале 2022 года. Но это далеко не реальная стоимость владения автомобилем.

По данным AAA, для транспортных средств, проезжавших 15 000 миль в год, средняя стоимость владения автомобилем составляла 10 728 долларов в год или 894 доллара в месяц в 2022 году. Эта цифра включает амортизацию, проценты по кредиту, топливо, страховку, техническое обслуживание и сборы.

*Примечание. Калькулятор общей стоимости автомобиля предварительно заполнен оценками, основанными на данных Experian и AAA. См. нашу методику ниже.

Как рассчитать общую стоимость владения автомобилем

Калькулятор предварительно заполнен оценками, основанными на 15 000 миль пробега в год, поэтому мы настоятельно рекомендуем вам ввести точные расходы, чтобы увидеть общие расходы на автомобиль.

Ежемесячные платежи за автомобиль и страховые взносы говорят сами за себя, но вот дополнительная информация об оценке других расходов на владение автомобилем.

Подсчитываете стоимость автомобиля, которого у вас еще нет? Средние выплаты смотрите здесь

. сумма в калькуляторе. В противном случае разделите количество миль, которые вы проезжаете каждый месяц, на рейтинг экономии топлива вашего автомобиля, доступный на FuelEconomy.gov. Умножьте это число на цену галлона бензина в вашем регионе.

Техническое обслуживание и ремонт

У вас не будет расходов на ремонт, если на ваш автомобиль все еще распространяется включенная заводская гарантия (обычно три года или 36 000 миль) или если вы приобрели расширенную гарантию.

Однако, по данным ААА, средняя стоимость ремонта, обслуживания и шин составляет 121 доллар в месяц для нового автомобиля. Общие затраты на техническое обслуживание включают замену масла и перестановку шин, которые обычно выполняются с интервалом в 5000 миль или, в этом сценарии, три раза в год.

Если ваша машина не на гарантии, отложите немного денег на ремонт, независимо от того, нужны они каждый месяц или нет. Если вы хотите глубже изучить эти расходы, посмотрите оценки на Kelley Blue Book или Edmunds.com для автомобилей младше 5 лет.

Регистрация, сборы, налоги и прочее

Эта часть проста: просто введите сумму ежегодного продления регистрации транспортного средства, разделенную на 12. Добавьте любые другие текущие расходы, такие как стоимость парковки.

Амортизация и стоимость владения автомобилем

Несмотря на то, что вы не вносите ежемесячные платежи на амортизацию, автомобили обычно со временем теряют в цене, что влияет на общую стоимость владения. Важно отметить, что нынешний автомобильный рынок уникален, поскольку амортизация практически отсутствует. На обычном рынке автомобили теряют от 20% до 30% своей стоимости в первый год эксплуатации. Согласно данным Black Book, которые отслеживают цены на подержанные автомобили, в течение каждого из следующих пяти лет амортизация составляет от 15% до 18%.

Чтобы получить представление о том, насколько сильно обесценился ваш автомобиль, найдите его стоимость при перепродаже с помощью такой службы, как Kelley Blue Book (или получите предложение наличными от местного дилера или CarMax, или от онлайн-покупателя, такого как Carvana или Vroom) и сравните с тем, сколько вы заплатили.

Несмотря на то, что есть способы управлять амортизацией автомобиля, обычно у вас меньше контроля над этими расходами, когда вы владеете автомобилем. Покупка автомобилей, которые сохраняют свою стоимость, сэкономит вам деньги в долгосрочной перспективе.

Экономия на стоимости самого большого автомобиля

Анализируя общую стоимость владения, вы можете увидеть долю дохода, которая ежемесячно идет на приобретение вашего автомобиля. Лучше всего тратить от 15% до 20% вашей зарплаты на оплату транспортных средств.

Если вы обнаружите, что превышаете бюджет на покупку автомобиля или хотите сократить расходы, в первую очередь обратите внимание на самые важные пункты: оплату автомобиля и страховые взносы. Чтобы найти наибольшую экономию, сравните ставки автострахования или подумайте о рефинансировании автокредита.

Об авторах: Филип Рид — автомобильный эксперт, который ведет синдицированную колонку для
NerdWallet, которым пользуются USA Today, Yahoo Finance и другие. Он автор 10 книг. Подробнее

Шеннон Брэдли покрывает автокредиты для NerdWallet. Она провела более 30 лет в банковской сфере в качестве автора материалов по финансовому образованию.
Подробнее

Методология

Средние значения и оценки, используемые для предварительного заполнения этого калькулятора, получены из нескольких источников.

• Оценки платежей за новые и подержанные автомобили взяты из отчета Experian о состоянии автомобильного финансового рынка за второй квартал 2022 года.